Probidad y Transparencia

Nuestro trabajo

Desde la promulgación de la Ley N°20.285 en agosto de 2008, la Comisión de Probidad y Transparencia del Ministerio Secretaría General de la Presidencia desarrolló un plan de apoyo para que todos los servicios y organismos de la Administración Central del Estado estuvieran en condiciones de implementar la Ley en forma óptima. Para llevar adelante esta tarea se trabajó en diversas áreas.

Difusión

El plan de trabajo implicó primero generar una red nacional de más de 800 encargados responsables de este tema en todos los servicios a lo largo del país.

Luego se realizó un importante despliegue de difusión de los contenidos de la Ley de Transparencia en todo el territorio nacional. Más de tres mil 200 autoridades y funcionarios públicos asistieron a 15 Jornadas Regionales y una Jornada Nacional de información en lo que fue un intenso proceso de preparación para la entrada en vigencia de la Ley.

El objetivo principal fue informar en profundidad acerca de los alcances de la nueva legislación y entregar las orientaciones necesarias para que los funcionarios encargados de implementarla en sus distintos campos de acción contaran con herramientas adecuadas para cumplir con la nueva normativa. Participaron en estas jornadas secretarías regionales ministeriales, direcciones regionales, gobiernos regionales, servicios de salud, gobernaciones marítimas, Carabineros de Chile y Fuerzas Armadas, de Orden y Seguridad, entre otros.

Durante todo el proceso de preparación para la entrada en vigencia de la Ley, la Comisión de Probidad y Transparencia prestó además asesoría en terreno a los distintos organismos de la administración central y elaboró material y documentos operativos de apoyo para los servicios.

También se hicieron presentaciones informativas sobre el contenido de la Ley y su implementación a ONG's y a medios de comunicación, entre otros, que se estimó podrían ser demandantes de información pública.

Transparencia Activa

En lo que se refiere a la obligación por parte de los servicios de publicar información relevante establecida por la Ley en forma permanente en sus sitios Web, la Comisión -en conjunto con Estrategia Digital del Ministerio de Economía- apoyó esta exigencia desarrollando y entregando una propuesta de formato de publicación de información, con su respectivo programa de carga de datos. Esta plantilla fue la que dio origen al diseño de los contenidos del banner "Gobierno Transparente" al que se puede acceder a través de las páginas Web de los distintos servicios.

Para acompañar este proceso, se puso a disposición de los funcionarios una plataforma de educación en línea o E-Learning de Transparencia Activa en el sitio de la Comunidad Tecnológica Gubernamental.

Actualmente, un equipo de la Comisión monitorea de forma permanente la información que los servicios publican y sirve de apoyo y acompañamiento en este proceso con el fin de que cada servicio pueda cumplir en un cien por ciento con los estándares exigidos por la Ley.

Gestión de Solicitudes

La Comisión de Probidad y Transparencia desarrolló herramientas tecnológicas, como un software del Sistema de Gestión de Solicitudes de Acceso a Información Pública, que permite a las personas presentar solicitudes de acceso a información a través de los sitios electrónicos de las instituciones e informarse respecto del estado de su requerimiento. Esta herramienta de gestión se ha ido perfeccionando según las necesidades y desafíos que se han presentado tras la entrada en vigencia de la Ley.

Junto con el soporte tecnológico se diseñó un formulario estándar codificado para presentar las solicitudes de acceso a información por escrito, en forma personal, en cada órgano o servicio público.

Actualmente la Comisión cuenta con un Observatorio de la Transparencia que permite obtener información en línea de las solicitudes que ingresan a los servicios y el estado en el que se encuentran.

Archivos Públicos

Aunque la nueva normativa no contempla explícitamente el tema de los archivos públicos, con la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia cobró especial importancia que los órganos y servicios de la Administración del Estado gestionen de la mejor forma posible su documentación

Mantener un archivo organizado, operativo y en buen estado de conservación es esencial para tener un pleno control de la información y utilizarla en beneficio de una gestión más eficiente y transparente. Esto permite a los organismos del Estado dar una respuesta expedita y adecuada a las solicitudes de información por parte de la ciudadanía y cumplir con las exigencias que la Ley establece.

Por esto, la Comisión de Probidad y Transparencia desarrolló un plan de trabajo en materia de Gestión de Archivos Públicos cuyo objetivo fue entregar a los órganos y servicios de la Administración del Estado –a modo de recomendación- un conjunto de prácticas de trabajo, herramientas tecnológicas y apoyo en terreno, para la adecuada implementación de la normativa en materia de archivos.

Entre los materiales desarrollados figura un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos que describe, entre otros aspectos, el control de documentos a través de la realización de catastros, envío de documentos al Archivo Nacional, normas para la eliminación de documentos y campos de información mínimos que deben tener las bases de datos para la sistematización de la información.

Paralelamente, se constituyó un equipo de asesores en archivo para transferir mejores prácticas en el manejo de documentos a los organismos públicos y se suscribió un acuerdo de cooperación con el Archivo Nacional.

Para todas estas áreas de acción -Transparencia Activa, Gestión de Solicitudes y Gestión de Archivos- la Comisión puso a disposición de los representantes y encargados de la Ley de Transparencia de los distintos servicios, mesas de ayuda para responder dudas y consultas.

Las visitas a terreno y las mesas de ayuda son instancias en las que se materializa la función principal del equipo de la Comisión en cuanto al acompañamiento en la implementación de la Ley N°20.285. Consiste en labores de apoyo, guía y retroalimentación con los servicios públicos en las distintas áreas.

PMG SAIP

A partir de 2010 la Comisión desempeña el rol de Red de Expertos para el Programa de Mejoramiento de Gestión Sistema de Acceso a Información Pública (PMG SAIP) brindando acompañamiento técnico a cada una de las 26 instituciones que se han comprometido a cumplir sus obligaciones.

Un PMG es un instrumento de apoyo basado en el desarrollo de objetivos estratégicos que a partir del año 2001, se estructuran en base a un Programa Marco que reúne un conjunto de áreas y sistemas de gestión comunes cuyo objetivo es mejorar la gestión global de los servicios públicos.

El PMG SAIP ha sido diseñado específicamente con el fin de fortalecer la gestión pública y dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley N° 20.285. Éste establece objetivos y requisitos técnicos que abordan la transparencia de manera integral, incorporando junto a los ámbitos de Transparencia Activa y Gestión de Solicitudes de Acceso a Información Pública, el ámbito de Gestión de Archivos.

La Comisión inició en julio de 2010 una nueva etapa en su tarea de coordinación, asistencia técnica y validación del PMG SAIP, con el diseño de nuevas herramientas técnicas de acompañamiento a los servicios comprometidos y elaboración de un detallado plan de trabajo.

El acompañamiento técnico a los servicios se está prestando directamente a través del funcionamiento de una Mesa de Ayuda; la publicación de la Guía Metodológica PMG SAIP y la difusión del nuevo sito Web de apoyo a dicho Programa.

Mayor información en la página web http://pmgsaip.leydetransparencia.cl